Autor: Alvaro Lordelo

Ordem de serviço: o que é, para que serve

24/6/2022 - Mairinque - SP

Uma ordem de serviço pode ser um registro da forma de contratação e execução do serviço pela empresa, é este documento que orientará a equipe interna durante a execução do serviço, além de manter a gestão atenta ao que está em produção dentro da empresa.

Uma ordem de serviço é um documento tão vital que as principais empresas organizadas utilizam sistemas de gestão de última geração para poder gerar, controlar e arquivar com eficiência os dados de seus clientes e os respectivos serviços feitos à eles.

Neste artigo mostraremos o modelo de ordem de serviço mais utilizado pelas empresas mais modernas e dinâmicas do mercado.

Você verá como é fácil, rápido e fácil de usar criar e gerenciar um pedido de serviços em sua empresa.

O que é uma ordem de serviço

Uma ordem de serviço é aquele documento interno da empresa que tem como objetivo registrar todos os principais pontos sobre a prestação de serviço que está sendo contratada pelo cliente.

A partir da ordem de serviço, o gerente terá uma visão mais ampla dos setores envolvidos, tendo a capacidade de preparar e planejar todas as demandas mais importantes para o atendimento ao cliente.

Uma ordem de serviço - OS - organiza qualquer tipo de atividade em diversos setores, tais como: oficinas mecânicas, assistência técnica em informática, celulares, confecções, pequenas fábricas de móveis sob medida e muitos outros.

A abertura de uma ordem de serviço deve ser um procedimento padrão da empresa

A cada novo pedido ou obrigação gerada a partir de uma cláusula contratual, deve ser emitida uma ordem de serviço atualizada.

Uma ordem de serviço pode ser considerada como um mecanismo de comunicação interna em uma empresa que acelera o método de organização dos  insumos e ferramental adequado para a execução do serviço.

Informa ainda qual o estilo de serviço será prestado, mencionando datas de início e término, descrição detalhada dos procedimentos a serem realizados (descrição do serviço), além de valores que serão mostrados apenas ao cliente e ao financeiro da empresa.

Para que serve uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço, além do que já mencionamos, permite que os prestadores de serviços demonstrem um maior nível de organização à frente dos consumidores. 

Nada mais bizarro do que contratar um prestador de serviços e sair 'de mãos vazias', sem sequer um documento comprovando que você simplesmente deixou seu equipamento ou o seu carro aos cuidados do profissional, e quais reparos você solicitou que fossem feitos, isso demonstra  amadorismo e ninguém gosta de contratar amadores. 

Para não mencionar a questão legal em relação ao código de proteção ao comprador  que obriga o prestador de serviços a emitir uma O.S para o cliente no momento da contratação do serviço.

Quando ainda não tínhamos acesso a ferramentas modernas para geração de ordens de serviço, era absolutamente comum que pequenas empresas não possuíssem registro de pedidos de clientes. 

Os serviços eram apenas acertados ‘na palavra’ e, portanto, as informações eram armazenadas apenas na memória dos envolvidos. Um procedimento bem amador que, muitas vezes, acabava gerando atritos entre os prestador do serviço e o ciente.

Um grande avanço nesse setor foi a inserção dos famosos blocos de ordens de serviço, que ajudaram muito porque o cliente não aparecia meses depois exigindo uma garantia que não havia sido combinado,

Mas nesse caso havia outro problema para o prestador de serviços, pois tinha que encontrar uma O.S antiga e perdida entre dezenas de blocos de ordem de serviço. 

Uma dor de cabeça e uma perda de tempo que, que hoje em dia, com os novos sistemas de gestão, simplesmente não existe, pois basta inserir o CPF do cliente ou a placa do veículo cadastrado no sistema para ter acesso a toda ou qualquer ordem de serviço gerada para o cliente em poucos segundos.

E essa pode não ser a única vantagem de se ter um sistema de ordem de serviço dentro da empresa.

Ao criar uma nova ordem de serviço com valores e condições de pagamento e a devida descrição dos serviços e peças (caso existam), você agiliza a forma de inserir esses valores no financeiro. Sem ter que se estressar com isso depois de fechar a ordem de serviço.

Como funciona uma Ordem de Serviço

Um cliente entra em contato com a empresa pedindo uma cotação para resolver um problema específico. 

Se você utiliza um sistema de ordem de serviço como MarkupEmpresa, por exemplo, dentro do mesmo módulo de ordem de serviço, você já consegue fazer o orçamento, com uma descrição detalhada do serviço, além dos valores e condições (de pagamento) e as formas de pagamento (dinheiro, cartão, PIX...).

Posteriormente, quando o cliente aprovar o orçamento, o prestador de serviços retornará ao sistema MarkupEmpresa, vai abrir a O.S que está com o status de orçamento, e vai alterar  esse status para ABERTO.

Isso significa que dentro de um mesmo módulo de ordem de serviço é possível percorrer todas as fases do atendimento ao cliente, desde a solicitação de orçamento até a conclusão do serviço no fechamento da ordem, quando os valores do serviço são lançados no financeiro e no histórico de compras do cliente, caso já esteja devidamente cadastrado no sistema (no módulo clientes).

Quais são as boas vantagens de obter um sistema de pedido de peças

Entre os maiores benefícios que um sistema de ordem de serviço como o MarkupEmpresa  oferece ao prestador de serviços estão:

• Agilidade no atendimento;
• Organização interna;
• Eliminação do retrabalho porque a O.S é integrada ao financeiro;
• Maior controle sobre os serviços prestados a cada cliente. 
• Aumentar o controle sobre todos os departamentos da empresa;
• Evitar que você perca os prazos de conclusão de um serviço;
• Aumentar o nível de controle sobre a produtividade do seu negócio;
• Reduzir o desperdício de material utilizado nos serviços;
• Melhorar o controle de estoque, já que a ordem de serviço é integrada ao módulo de mercadorias/produtos;
• Melhoria do controle de custos da empresa;
• Facilitar os processos de trocas e alterações dentro da ordem de serviço de cada cliente;
• Maior clareza sobre as tarefas que a equipe interna deve realizar;
• Melhorar a gestão financeira do negócio.

O que um sistema moderno de ordem de serviço pode fazer pela sua empresa

Quais ferramentas e dados um sistema de pedido de peças deve fornecer 

As funcionalidades que um sistema de ordem de serviço deve apresentar podem variar dependendo do tipo de serviço oferecido pela empresa.

Mas normalmente, um sistema de ordem de serviço decente deve conter:

• Numeração da O.S (ordem de serviço);
• Descrição detalhada do serviço a ser executado;
• Valor de todos os serviços;
• Informações completas sobre o cliente (Nome/Razão Social, CPF-CNPJ, número de telefone, endereço completo e e-mail.);
• Data de início e término do serviço;
• Valores e forma de pagamento;
• Assinatura do representante corporativo;
• Assinatura do cliente;
• Lugar e data.

Para ordem de serviço das oficinas mecânicas, auto elétrica, motos e oficinas de funilaria e chapeamento são necessárias mais algumas informações:

• Dados do veículo como número do carro, quilometragem, ano de fabricação, marca e modelo;
• Nome do proprietário/responsável que deixou o carro na oficina.

As informações contidas numa ordem de serviço conferem o status de documento para a O.S, além de facilitar o acesso a informações especiais.

Além de alguns ou todos os dados mencionados acima, as informações da empresa prestadora do serviço, como a marca da empresa, razão social, CNPJ, endereço, telefone, são inseridas automaticamente na O.S.

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